1. DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Généralités

Cette charte (« CHARTE ») a pour objectif d’informer les utilisateurs de notre site internet
accessible à l’adresse suivante : https://www.albi-tourisme.fr/ (« SITE ») et, plus généralement,
des services de l’Office de Tourisme d’Albi, des engagements et mesures prises par l’Office du
Tourisme afin de veiller à la protection de leurs données personnelles (« DONNÉES
PERSONNELLES »).

En utilisant le SITE, les utilisateurs acceptent la collecte et l’utilisation de leurs DONNÉES
PERSONNELLES de la manière décrite dans la présente CHARTE.

Le respect de la vie privée et des données à caractère personnel est pour nous une priorité.
L’Office du Tourisme d’ALBI s’engage à traiter les DONNÉES PERSONNELLES collectées
dans le respect des lois et réglementations applicables, et notamment la loi n° 78-17 du 6 janvier
1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (« LOI INFORMATIQUE
ET LIBERTÉS »), et le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27
avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à
caractère personnel et à la libre circulation de ces données («RGPD »).

La présente politique est mise en œuvre par l’Office de tourisme d’Albi (ci-après appelée «
l’organisme »), qui a pour principales activités le développement de l’offre touristique, la
promotion des destinations touristiques et la commercialisation de l’offre touristique du Tarn.
Dans le cadre de notre activité, nous mettons en œuvre des traitements de données à caractère
personnel relatifs aux données de nos clients, partenaires et prospects.

Précisions :

  • Les clients sont des personnes physiques ou morales engagées au titre d’un contrat
    auprès de notre organisme, il s’agit de clients professionnels du tourisme ou du grand
    public.
  • Les partenaires sont des personnes physiques ou morales intervenant dans le secteur du
    tourisme (professionnels du tourisme du département, porteurs de projet et investisseurs
    internes et externes, distributeurs de séjour, collectivités territoriales et leurs
    groupements ou encore partenaires institutionnels)
  • Les prospects représentent tout client potentiel ou tout contact destinataire de messages
    promotionnels de notre organisme dont les données ont été collectées directement via des
    formulaires de contact, des évènements ou indirectement via tout partenaire de
    l’organisme.

Champs d’application

La présente politique de protection des données à caractère personnel a vocation à s’appliquer
dans le cadre de la mise en place du traitement des données à caractère personnel de nos clients,
partenaires et prospects.
Cette politique a pour objet de satisfaire à l’obligation d’information de notre organisme et ainsi
de formaliser les droits et les obligations dont disposent les clients, partenaires et prospects
s’agissant du traitement de leurs données. Elle ne porte que sur les traitements dont nous
sommes responsables ainsi que sur les données qualifiées de « structurées ».
Le traitement de données à caractère personnel peut être géré directement par notre organisme
ou par le biais d’un sous-traitant spécifiquement désigné par lui.
Cette politique est indépendante de tout autre document susceptible de s’appliquer au sein de la
relation contractuelle qui nous lie à nos clients, partenaires et prospects. Tout nouveau
traitement, modification ou suppression d’un traitement existant sera porté à la connaissance des
clients, partenaires et prospects par le biais d’une modification de la présente politique.

2. Les données des clients

Types de données collectées

Données non techniques
Civilité,
Nom,
Prénom,
Adresse,
Code Postal,
Ville,
Pays,
Téléphone,
Adresse email,
Nom de la structure, de l’association ou de l’entreprise
Données techniques
Données d’identification (adresse IP)
Données de connexion (logs)
Données d’acceptation (clic/opt-in)
Données de localisation

Origine des données

Les données de nos clients sont collectées à partir :

  • D’informations transmises par le client lui-même soit par support papier ou formulaire électronique rempli par lui même
  • De données transmises sur le site web, les réseaux sociaux, …
  • De bases de données mutualisées entre plusieurs partenaires, alimentées et exploitées par l’ensemble de ces partenaires
  • D’informations transmises par le client lui-même lors d’un achat en ligne sur le site de réservation

Finalités

Selon les cas, nous traitons les données de nos clients pour les finalités suivantes :

  • Répondre aux demandes de contact
  • Envoyer la documentation touristique
  • Gérer la relation client
  • Envoyer des questionnaires de satisfaction
  • Vendre des produits à travers la boutique en ligne
  • Vendre des places de spectacles
  • Vendre des séjours touristiques
  • Gérer des événements
  • Mettre en place des actions de prospection commerciale
  • Envoyer des newsletters
  • Répondre à nos obligations administratives
  • Réaliser des statistiques

Durées de conservation

La durée de conservation des données de nos clients est définie au regard des contraintes légales
et contractuelles qui pèsent sur nous et à défaut en fonction de nos besoins et notamment selon
les principes suivants

TraitementDurée de conservation
Données relatives aux clientsPendant la durée des relations contractuelles, augmentée de 3 ans à des fins d’animation et de prospection, sans préjudice des obligations de conservation ou des délais de prescription
Données techniques1 an à compter de leur collecte
CookiesVoir la politique cookies

Passé les délais fixés, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usages statistiques. Elles peuvent être conservées en cas de précontentieux et contentieux.
Il est rappelé aux clients que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et nous ne sommes plus, par la suite, en mesure de les restaurer.

Base légale

Les traitements que nous mettons en œuvre au titre de la présente politique ont selon les cas les bases légales suivantes :

  • Pour la gestion et le suivi vos contrats, commandes, livraisons et factures :
    Base légale : Contractuelle, le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles
  • Pour l’amélioration de notre connaissance de la clientèle touristique :
    Bases légales : Notre intérêt légitime et votre consentement lorsque celui-ci est requis.
  • Pour répondre aux questions et demandes d’informations :
    Base légale : Votre consentement
  • Pour vous envoyer des newsletters, des invitations à des évènements, des offres commerciales, des enquêtes :
    Base légale : Votre consentement
  • Pour assurer le bon fonctionnement du SITE, d’en améliorer le contenu et le fonctionnement et de l’adapter aux demandes :
    Bases légales : Notre intérêt légitime et votre consentement lorsque celui-ci est requis
  • Pour procéder à des calculs statistiques anonymisés :
    Bases légales : Notre intérêt légitime, votre consentement lorsque celui-ci est requis.
    Obligation légale : mission de service public de l’Office du Tourisme.
  • Pour gérer et répondre à vos demandes d’exercice de droits « Informatique & Libertés »
    Bases légales : Obligation légale (LOI INFORMATIQUE ET LIBERTÉS et RGPD)

3. LES DONNÉES DES PRESTATAIRES

Types de données collectées

Données non techniques
Civilité,
Nom,
Prénom,
Adresse,
Code Postal,
Ville,
Pays,
Téléphone,
Adresse email,
Nom de la structure, de l’association ou de l’entreprise
Données bancaires (RIB)
Données techniques
Données d’identification (adresse IP)
Données de connexion (logs)
Données d’acceptation (clic/opt-in)
Données de localisation

Origine des données

Nous collectons les données de nos partenaires à partir des :

  • Informations récoltées directement via les partenaires,
  • Informations récoltées via les bases de données mutualisées
  • Formulaires électroniques remplis par les partenaires
  • Inscriptions ou abonnements à nos services en ligne (newsletter, réseaux sociaux).

Finalités

Selon les cas, nous traitons les données de nos clients pour les finalités suivantes :

  • Gestion de la relation partenaires
  • Affichage d’une information qualifiée sur nos prestataires sur le web et dans nos éditions
  • Labellisation de sites et d’équipements pour les filières confiées par l’organisme
  • Opérations d’ingénierie touristiques (diagnostics et études de faisabilité, appui au montage de projets et dossiers de demande de subvention)
  • Opérations de mise en réseau et de concertation des différents partenaires
  • Opérations d’aide à la mise en marché des prestataires partenaires
  • Gestion des événements que nous organisons
  • Opérations de formation des prestataires partenaires
  • Opérations de recherche des partenaires distributeurs
  • Constitution d’une base de données des acteurs du tourisme locaux
  • Partage de cette base de données au niveau départemental, régional et national

Durées de conservation

La durée de conservation des données de nos partenaires est définie au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur nous et à défaut en fonction de nos besoins et notamment selon les principes suivants :

TraitementDurée de conservation
Données relatives aux clientsPendant la durée des relations contractuelles, augmentée de 3 ans à des fins de suivi de la relation, sans préjudice des obligations de conservation ou des délais de prescription
Données techniques1 ans à compter de leur collecte
CookiesVoir la politique cookies

Passé les délais fixés, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usages statistiques. Elles peuvent être conservées en cas de précontentieux et contentieux.
Il est rappelé aux partenaires que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et que nous ne sommes plus, par la suite, en mesure de les restaurer.

Base légale

Les traitements que nous mettons en œuvre au titre de la présente politique ont tous pour base légalement la mise en œuvre de mesures contractuelles ou précontractuelles.

4. LES DONNÉES DES PROSPECTS

Types de données collectées

Données non techniques
Civilité,
Nom,
Prénom,
Adresse,
Code Postal,
Ville,
Pays,
Téléphone,
Adresse email,
Nom de la structure, de l’association ou de l’entreprise
Données bancaires (RIB)
Données techniques
Données d’identification (adresse IP)
Données d’acceptation (clic/opt-in)
Données de localisation

Origine des données

Nous collectons les données de nos prospects à partir de :

  • Données fournies par le prospect (formulaire papier, carte de visite, …)
  • Formulaires électroniques remplis par le prospect
  • Données saisies en ligne (site web, réseaux sociaux, …)
  • Données fournies par le prospect lors d’un achat en ligne ou réservation de prestation gratuite
  • Données fournies par le prospect lors d’un chat en ligne
  • Inscription ou abonnement à nos services en ligne (site web, réseaux sociaux)
  • Inscription à des évènements
  • Bases de données mutualisées entre plusieurs partenaires, alimentées et exploitées par l’ensemble de ces partenaires
  • Liste communiquée par les organisateurs d’évènements ou de conférence auxquelles nous participons
  • Location de bases de données de façon exceptionnelle
  • Communication de contacts par l’intermédiaire d’entreprises spécialisées ou de partenaires.

Finalités

Selon les cas, nous traitons les données de nos clients pour les finalités suivantes :

  • Répondre aux demandes de contact
  • Envoyer la documentation touristique
  • Gérer la relation client
  • Envoyer des questionnaires de satisfaction
  • Vendre des produits à travers la boutique en ligne
  • Vendre des séjours touristiques
  • Gérer des événements
  • Mettre en place des actions de prospection commerciale
  • Envoyer des newsletters
  • Répondre à nos obligations administratives
  • Réaliser des statistiques

Durées de conservation

La durée de conservation des données de nos prospects est définie au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur nous et à défaut en fonction de nos besoins et notamment selon les principes suivants :

TraitementDurée de conservation
Données relatives aux clientsPendant 3 ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du prospect
Données techniques1 ans à compter de leur collecte
CookiesVoir la politique cookies

Passé les délais fixés, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usages statistiques. Elles peuvent être conservées en cas de précontentieux et contentieux.
Il est rappelé aux prospects que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et que nous ne sommes plus, par la suite, en mesure de les restaurer.

Base légale

Les finalités de traitement des prospects présentées ci-dessus reposent sur les conditions de licéité suivantes :

  • Exécution de mesures précontractuelles
  • Intérêt légitime de notre organisme
  • Consentement du prospect lorsque la loi l’exige (exemple s’agissant de l’envoi de messages de prospection commerciale)

5. DESTINATAIRES DES DONNÉES

Les données sont accessibles aux destinataires internes ou externes autorisés et soumis à une obligation de confidentialité. En interne, nous décidons quel destinataire pourra avoir accès à quelle donnée selon une politique d’habilitation.

Destinataires internesDestinataires externes
Le personnel habilité au sein de notre structure (personnel en charge du marketing, de la gestion de la relation client/service qualité, prestataire et prospect, personnel administratif, service comptabilité, service équipement, personnel en charge de l’informatique).Partenaires touristiques
Prestataires techniques
Personnel de services comptables
Etablissements bancaires
Administration

6. DROIT DES PERSONNES

Exercice des droits

Conformément à la LOI INFORMATIQUE ET LIBERTES et au RGPD, vous disposez des
droits suivants :
Droit d’accès (article 15 RGPD), de rectification (article 16 RGPD), de mise à jour, de
complétude de vos données (en savoir plus)
Droit de verrouillage ou d’effacement de vos données à caractère personnel (article 17 RGPD),
lorsqu’elles sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées, ou dont la collecte, l’utilisation,
la communication ou la conservation est interdite (en savoir plus)
Droit de retirer à tout moment votre consentement (article 13-2c RGPD)
Droit à la limitation du traitement de vos données (article 18 RGPD)
Droit d’opposition au traitement de vos données (article 21 RGPD) (en savoir plus)
Droit à la portabilité des données que vous nous avez fournies, lorsque vos données font l’objet
de traitements automatisés fondés sur votre consentement ou sur un contrat (article 20 RGPD)
En cas de décès et à défaut d’instructions de votre part, nous nous engageons à détruire vos
données, sauf leur conservation s’avère nécessaire à des fins probatoires ou pour répondre à une
obligation légale.

Ces droits peuvent être exercés auprès du Délégué à la Protections des Données de l’Office du
Tourisme.
Adresse postale : Françoise LEPAIN Office de Tourisme, Palais de la Berbie, Place Sainte
Cécile 81000 Albi
Adresse mail : [email protected]
De plus, une réclamation auprès de la CNIL peut être faite à tout moment (3 Place de Fontenoy,
75007 Paris).

7. MESURES DE SÉCURITÉ

L’Office du Tourisme met en place les mesures de nature à assurer la protection de la confidentialité et la sécurité des DONNÉES PERSONNELLES collectées dans le cadre de ses activités.
L’Office du Tourisme prend notamment toutes les précautions utiles pour empêcher que des tiers non autorisés aient accès aux DONNEES PERSONNELLES (protection physique des locaux, procédé d’authentification de nos clients avec mots de passe confidentiels.
Nous veillons à ce que ses prestataires techniques susceptibles d’avoir connaissance des DONNÉES PERSONNELLES respectent la même confidentialité et disposent de garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées.
En cas de sous-traitance d’une partie ou de la totalité d’un traitement de données à caractère personnel, nous nous engageons à imposer contractuellement à nos sous-traitants des garanties de sécurité par le biais de mesures techniques de protection de ces données et les moyens humains appropriés.

8. VIOLATION DE DONNEES

En cas de violation de données à caractère personnel, nous nous engageons à en notifier à la Cnil dans les conditions prescrites par le RGPD.
Si la violation fait peser un risque élevé pour les clients, partenaires et prospects et que les données n’ont pas été protégées, nous en aviserons les personnes concernées et leur communiquerons les informations et recommandations nécessaires.

9. CONTACTS

Délégué à la protection des données

Nous avons désigné un délégué à la protection des données dont les coordonnées sont les suivantes : Françoise LEPAIN
Office de Tourisme, Palais de la Berbie, Place Sainte Cécile 81000 Albi
Adresse mail : [email protected]
En cas de nouveau traitement de données à caractère personnel, nous saisirons préalablement le délégué à la protection des données.
Si vous souhaitez obtenir une information particulière ou poser une question particulière, vous pourrez saisir le délégué à la protection des données qui vous donnera une réponse dans un délai raisonnable au regard de la question posée ou de l’information requise.
En cas de problème rencontré avec le traitement de vos données à caractère personnel, vous pourrez saisir le délégué à la protection des données désigné.

Droit d’introduire une réclamation auprès de la Cnil

Les clients, partenaires et prospects concernés par le traitement de leurs données à caractère personnel sont informés de leur droit d’introduire une plainte auprès d’une autorité de contrôle, à savoir la Cnil, s’ils estiment que le traitement de données à caractère personnel les concernant n’est pas conforme à la règlementation européenne de protection des données, à l’adresse suivante :
Cnil – Service des plaintes
3 Place de Fontenoy- TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07
Tél : 01 53 73 22 22

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